Déclaration de protection des données du Vétéran Car Club Suisse Romand

1. Objet et champ d’application

La présente déclaration de protection des données décrit le traitement des données personnelles et des données relatives aux véhicules qui y sont liées par le Vétéran Car Club Suisse Romand (ci-après "CLUB") et précise le respect par le CLUB des conditions-cadres en matière de protection des données. La définition "données personnelles" est entendue au sens de la définition correspondante dans la loi fédérale sur la protection des données (LPD). Par "données relatives au véhicule", on entend toutes les informations qui se rapportent à un véhicule déterminé ou déterminable. Lorsque le terme "données" est utilisé ci-après, il désigne aussi bien les données personnelles que les données relatives aux véhicules.

Au-delà de la gestion des données personnelles et des données relatives aux véhicules des membres, la présente déclaration de protection des données règle également certains autres aspects des activités de l'association qui peuvent concerner les droits de la personnalité des membres.

2. Principes généraux

Dans le traitement des données personnelles, le CLUB s'engage notamment à respecter les principes de finalité, d'information ou de transparence, d'exactitude des données et de proportionnalité. Il respecte les dispositions légales en vigueur.

Le CLUB prend toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires et appropriées pour protéger les données contre tout accès non autorisé et toute utilisation abusive.

3. Interlocuteurs

Le responsable au sens de la LPD est le CLUB, agissant par l’intermédiaire de son comité.

Les interlocuteurs sont les suivants :

CLUB
Vétéran Car Club Suisse Romand
info@vccsr.ch

Au niveau des autorités de l’Office fédéral :
Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence
Feldeggweg 1
CH - 3003 Bern

4. But du traitement des données

Le CLUB traite les données exclusivement dans le cadre de la poursuite et de la réalisation de son but social, tel que défini dans les dispositions statutaires correspondantes, ainsi que pour satisfaire à ses obligations légales. Dans ce contexte, le traitement des données par le CLUB peut notamment avoir lieu pour les finalités individuelles spécifiques suivantes :

• Gestion des données des membres (mise à jour des adresses, envoi et contrôle des factures, vérification du droit d'accès aux services, jubilés, anniversaires, etc.);
• Organisation de la vie de l’association (AG, sorties, invitations, enquêtes auprès des membres, envoi de matériel d’information, correspondance générale, newsletter, envoi d’imprimés et d’accessoires, etc.);
• Tenue et gestion éventuelle d’un registre de véhicules;
• Exploitation du site internet du CLUB;
• Organisation d'événements en rapport avec le but de l'association, notamment des manifestations de véhicules vétérans ainsi que de youngtimers et d'oldtimers, de classic cars (meetings de véhicules anciens, etc.);
• Utilisation pour la présence sur les médias sociaux (facebook, linkedIn, XING, instagram, etc.);
• Sponsoring et publicité pour les événements et manifestations du CLUB dans le cadre de manifestations de véhicules vétérans ainsi que de Young- et Oldtimers, Classic Cars (meetings de véhicules anciens, etc.);
• Conception d'un magazine (d'association) ou d'autres publications (électroniques et imprimées);
• Instructeurs pour les formations à la conduite;
• Collaboration avec l’association faîtière Swiss Historic Vehicle Federation (SHVF / www.shvf.ch);
• En rapport avec l'examen/l'inspection de véhicules par des instructeurs dans le domaine des cartes FIVA.

Le but peut être précisé ou mis à jour de temps à autre.

5. Utilisation et transmission des données

Dans le cadre établi par ses statuts et de la présente déclaration de protection des données, le CLUB peut communiquer des données personnelles et/ou des données relatives aux véhicules de ses membres aux autres membres de l'association ou à la SHVF, si ces derniers donnent leur accord à cette transmission. Cela se fait notamment sous la forme de listes de membres (imprimées ou consultables dans l'espace membre du site internet du CLUB), de listes de participants aux manifestations, etc.

En règle générale, les informations correspondantes comprennent au maximum :

• Noms et prénoms;
• E-mail- et/ou domicile/adresse professionnelle;
• Numéros de téléphone;

Les membres qui ne souhaitent pas une telle communication, exclusivement au sein de l’association, ou bien la transmission ou l’utilisation de leurs données - en tout ou en partie -, peuvent le faire savoir.

Sous réserve de l'accord d'un membre, le CLUB peut également mettre les données personnelles et/ou les données relatives aux véhicules de ses membres à la disposition de personnes ou d'entités externes à l'association, par exemple dans le cadre de l'organisation et du marketing d'événements (sorties, voyages, anniversaires, etc.) ou de l'envoi du magazine de l'association, de newsletters par e-mail, de posts sur les médias sociaux, etc

Le CLUB peut également transmettre des données à l'étranger conformément aux dispositions ci-dessus et dans le respect des prescriptions légales.

6. Utilisation de Google Analytics

Nous utilisons Google Analytics pour collecter des informations sur l'utilisation de notre site web par les visiteurs. Google Analytics utilise des cookies pour suivre et analyser les interactions des utilisateurs sur notre site. Les informations collectées par Google Analytics sont anonymes et ne permettent pas d'identifier personnellement les utilisateurs. Les données collectées par Google Analytics comprennent des informations telles que l'adresse IP de l'utilisateur, le type de navigateur, le système d'exploitation, les pages visitées et le temps passé sur notre site.

Google Analytics nous aide à analyser les tendances, à administrer le site et à améliorer l'expérience des utilisateurs. Pour plus d'informations sur la manière dont Google Analytics utilise les données collectées, veuillez consulter la politique de confidentialité de Google Analytics sur leur site web.

Si vous ne souhaitez pas que vos données soient collectées par Google Analytics, vous pouvez installer le module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics, qui empêche Google Analytics de collecter des informations sur les sites web que vous visitez.

7. Magazine de l’association

Un éventuel magazine du CLUB sert en premier lieu à informer les membres de l'association sur les activités passées et futures, les développements actuels au sein de l'association, etc. Dans ce cadre, il peut contenir des articles imprimés et électroniques (sous forme de textes et d'images, par exemple sur les événements, les anniversaires, les nouveaux membres, etc.) dans lesquels les membres de l'association ainsi que leurs véhicules sont reconnus et dans lesquels des données personnelles sont indiquées.

Le magazine de l'association est envoyé en premier lieu aux membres du CLUB. En outre, il peut être mis à la disposition de concessionnaires et de garages ainsi que d'autres personnes et organisateurs en dehors du CLUB à des fins de publicité et de marketing. Un exemplaire peut notamment être envoyé à tous les annonceurs.

Les membres qui ne souhaitent pas que des prises de vue d'eux-mêmes et/ou de leurs véhicules ou de leurs données soient utilisées dans les contextes susmentionnés - en tout ou en partie - doivent en informer le comité et/ou la rédaction du magazine de l'association par écrit.

8. Dispositions particulières relatives au site internet du CLUB et aux médias sociaux

Dans le cadre établi par ses statuts, respectivement des activités mentionnées au point 4 ("But du traitement des données"), le CLUB peut exploiter un site web ainsi que, le cas échéant, une présence sur les médias sociaux. Le site web/la présence sur les médias sociaux peut être divisé(e) en deux domaines distincts, un domaine interne (c.-à-d. accessible uniquement aux membres) et un domaine accessible au public.

Le domaine du site web du CLUB (accessible au public) sert en premier lieu à la présentation de l'association, à l'information du public sur les activités de l'association ainsi qu'au recrutement de nouveaux membres, sponsors, etc. A cet effet, la partie du site web du CLUB accessible au public contient notamment des informations sur le comité et ses coordonnées, sur certaines activités de l'association, y compris des photos

Le cas échéant, le domaine interne du site web du CLUB sert en premier lieu à informer les membres de l'association sur les activités passées et futures, les développements actuels au sein de l'association ainsi qu'en ce qui concerne les véhicules du CLUB, etc. Dans ce cadre, il peut contenir des publications (sous forme de textes, d'images ou de vidéos) dans lesquelles les membres de l'association ainsi que leurs véhicules (le cas échéant avec leurs plaques d'immatriculation et leurs occupants) sont reconnaissables et dans lesquelles des données personnelles sont indiquées. Le domaine interne du site web du CLUB permet notamment d'accéder aux annuaires des membres ainsi qu'à un éventuel journal de l'association.

Les membres qui ne souhaitent pas que des photos d'eux-mêmes et/ou de leurs véhicules ou de leurs données soient utilisées dans les contextes susmentionnés - en tout ou en partie - doivent en informer par écrit le responsable de la protection des données du CLUB ou le comité.

Les membres de l'association traitent leurs données d'accès au domaine interne du site internet du CLUB de manière confidentielle et ne permettent pas à des personnes qui ne sont pas membres du CLUB d'accéder ou de consulter le domaine interne du site internet ou d'accéder aux informations, données et matériels qui y sont contenus.

En ce qui concerne la transmission de fichiers du site web, les images animées et électroniques (vidéos, etc.) sont incluses et ne peuvent pas être transmises à l'extérieur de l'association sans l'accord du comité.

Le CLUB n'utilise que des cookies techniques et fonctionnels et des cookies analytiques qui ne portent pas atteinte à la vie privée des membres. Un cookie est un petit fichier texte qui est enregistré sur votre ordinateur, tablette ou smartphone lorsque vous visitez ce site pour la première fois. Les cookies que nous utilisons sont nécessaires au fonctionnement technique du site et à votre confort d'utilisation. Ils veillent au bon fonctionnement du site web et se souviennent, par exemple, des préférences des utilisateurs. En outre, cela nous permet d'optimiser notre site web. Le visiteur/la visiteuse peut refuser les cookies en configurant son navigateur internet de manière à ce qu'il n'enregistre plus de cookies. En outre, les paramètres du navigateur permettent de supprimer toutes les informations précédemment enregistrées. Par ailleurs, la politique en matière de cookies telle qu'elle est publiée sur le site web du CLUB s'applique.

9. Liste des membres

Le CLUB peut mettre à disposition de ses membres une liste des membres. Le CLUB et ses membres doivent toujours être conscients de la sensibilité de la liste des membres et des données qu'elle contient. Ils traitent le registre ainsi que les données qu'il contient de manière strictement confidentielle et ne permettent notamment pas à des personnes qui ne sont pas membres du CLUB d'y accéder.

10. Rapports avec l’association faîtière SHVF

Les membres prennent connaissance du fait que le club transmet les données des membres à l'association faîtière SHVF pour la réalisation du but et dans le cadre de la présente déclaration de protection des données.

11. Durée du traitement des données personnelles

Le CLUB ne traite en principe les données qu'aussi longtemps que cela est nécessaire pour la ou les finalités en question.

En cas de résiliation de l’affiliation au CLUB, les données personnelles du membre concerné sont effacées ou détruites au moment de la résiliation conformément aux dispositions légales, dans la mesure où le CLUB n'est pas soumis à d'autres délais de conservation légaux. Si, au moment concerné, des transactions sont encore en suspens entre l'association et la personne concernée (p. ex. cotisations de membres), la suppression des données n'a lieu que lorsque les transactions sont définitivement closes.

Les données relatives aux véhicules, y compris les photos sur la page d'accueil ainsi que sur les médias sociaux, et en particulier les données figurant dans les registres ou les archives des véhicules, ne sont pas effacées ou détruites en cas de cessation de l’affiliation au CLUB, à moins que la personne concernée ne le demande expressément et tant que cela est possible moyennant un effort proportionné.

12. Droits des personnes concernées

Les personnes dont les données ont été ou sont traitées par le CLUB disposent à cet égard des droits prévus par la loi.

Pour faire valoir ces droits, les personnes concernées peuvent contacter le comité du CLUB à l'adresse info@vccsr.ch.

13. Modifications

Dans la mesure où la présente déclaration de protection des données ne contient aucune disposition relative à un cas particulier, le comité du CLUB décide de la procédure à suivre en concertation avec le responsable de la protection des données, s'il en existe un.

14. Entrée en vigueur et force obligatoire

Cette convention sur la protection des données a été adoptée par le comité et entre en vigueur dès qu'elle a été adoptée. Elle est donc obligatoire pour tous les membres du CLUB. Elle peut être adaptée à tout moment. La version en vigueur est publiée sur internet.

Laconnex, août 2023